Doanh nghiệp mới thành lập thường tập trung vào hoạt động kinh doanh mà chưa chú trọng đúng mức đến kế toán – thuế. Trong khi đó, rất nhiều rủi ro về xử phạt, truy thu thuế lại xuất phát từ những sai sót ngay trong giai đoạn đầu.
Vậy doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị những gì về kế toán – thuế? Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các công việc quan trọng mà doanh nghiệp nên thực hiện ngay từ đầu để vận hành đúng quy định và hạn chế rủi ro về sau.
Đăng ký và hoàn tất các thủ tục thuế ban đầu
Ngay sau khi thành lập, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các thủ tục thuế ban đầu theo quy định.
Trước hết, doanh nghiệp cần đăng ký thông tin thuế, bao gồm mã số thuế, địa chỉ kinh doanh, ngành nghề hoạt động và người đại diện pháp luật. Đồng thời, doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng và thông báo với cơ quan thuế.
Bên cạnh đó, việc lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT (khấu trừ hoặc trực tiếp) cũng là bước quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến cách kê khai và quản lý hóa đơn sau này.
Chuẩn bị hồ sơ và hệ thống kế toán ban đầu
Doanh nghiệp mới cần xây dựng hệ thống kế toán ngay từ đầu, thay vì chờ đến khi phát sinh nhiều nghiệp vụ mới xử lý.
Cụ thể, doanh nghiệp nên:
- Thiết lập sổ sách kế toán theo quy định
- Chuẩn bị các mẫu chứng từ kế toán cơ bản
- Xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ, chứng từ
Việc chuẩn hóa sớm hệ thống kế toán giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tài chính và tránh lúng túng khi quyết toán thuế.
Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn là một trong những nội dung quan trọng nhất đối với doanh nghiệp mới thành lập.
Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi phát hành hóa đơn cho khách hàng. Đồng thời, kế toán cần nắm rõ thời điểm xuất hóa đơn, tránh tình trạng xuất sai thời điểm dẫn đến rủi ro bị xử phạt.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần xây dựng quy trình quản lý hóa đơn đầu vào và đầu ra, đảm bảo hóa đơn được lưu trữ đầy đủ, đúng quy định.
Thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế định kỳ
Sau khi đi vào hoạt động, doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai và nộp các loại thuế phát sinh theo kỳ quy định.
Các nghĩa vụ thuế phổ biến gồm:
- Kê khai thuế GTGT theo tháng hoặc quý
- Tạm tính thuế TNDN
- Kê khai thuế TNCN (nếu có người lao động)
Việc kê khai đúng hạn và đúng số liệu giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt không đáng có do chậm nộp hoặc kê khai sai.
Quản lý doanh thu và chi phí ngay từ đầu
Một sai lầm phổ biến của doanh nghiệp mới là chỉ ghi nhận doanh thu khi đã thu được tiền, hoặc không kiểm soát chặt chẽ chi phí phát sinh.
Trên thực tế, doanh nghiệp cần xác định doanh thu tính thuế đúng thời điểm, đồng thời đảm bảo các khoản chi phí phát sinh đáp ứng đầy đủ điều kiện để được tính vào chi phí hợp lệ.
Việc quản lý doanh thu và chi phí rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn khi quyết toán thuế.
Những sai lầm doanh nghiệp mới thường gặp về kế toán – thuế
Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp mới thường mắc phải các sai sót sau:
- Không xuất hóa đơn đúng thời điểm
- Thanh toán không đúng quy định đối với khoản chi lớn
- Ghi nhận doanh thu và chi phí không nhất quán
- Thiếu hoặc thất lạc hóa đơn, chứng từ
Những sai lầm này thường chỉ bị phát hiện khi cơ quan thuế kiểm tra, gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp mới nên làm gì để hạn chế rủi ro thuế?
Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp mới nên:
- Chủ động tìm hiểu và cập nhật quy định về thuế, kế toán
- Chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn và lưu trữ chứng từ
- Đối chiếu thường xuyên giữa hóa đơn, sổ kế toán và dòng tiền
- Sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý hóa đơn và dữ liệu kế toán
Việc làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí về sau.
Vai trò của giải pháp quản lý hóa đơn trong giai đoạn đầu
Trong giai đoạn mới thành lập, doanh nghiệp thường có ít nhân sự kế toán. Do đó, việc ứng dụng giải pháp quản lý hóa đơn điện tử sẽ giúp giảm áp lực vận hành và hạn chế sai sót.
Khi dữ liệu hóa đơn được quản lý tập trung, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tra cứu, đối chiếu và chủ động hơn trong việc tuân thủ quy định thuế.
SASUCO – Đồng hành cùng doanh nghiệp ngay từ những bước đầu
Trong quá trình hoàn thiện hệ thống kế toán – thuế, SASUCO cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn tập trung, minh bạch và thuận tiện.
Nhờ đó, doanh nghiệp mới thành lập có thể từng bước chuẩn hóa quy trình kế toán, giảm thiểu rủi ro và tập trung hơn vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Kết luận
Kế toán – thuế là nền tảng quan trọng đối với doanh nghiệp mới thành lập. Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, mà còn tạo tiền đề cho sự phát triển ổn định và bền vững.
Doanh nghiệp càng chủ động trong công tác kế toán – thuế bao nhiêu, thì càng giảm được rủi ro và áp lực trong quá trình vận hành bấy nhiêu.
Xem thêm
👉 Khi nào doanh nghiệp phải xuất hóa đơn? Các thời điểm dễ bị sai nhất
👉 Hóa đơn đầu vào – đầu ra là gì? Kế toán cần lưu ý gì?
👉 Doanh thu tính thuế là gì? Cách xác định đúng để tránh bị truy thu
👉 Quy định thanh toán không dùng tiền mặt khi tính thuế TNDN
