Từ tháng 5/2026, người nộp thuế khi thực hiện đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử cần lưu ý thêm bước xác thực sinh trắc học trên ứng dụng eTax Mobile trong một số trường hợp nhất định.
Việc xác thực này nhằm tăng cường tính an toàn, chính xác trong quá trình tiếp nhận và xử lý tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.
1. Khi nào cần xác thực sinh trắc học?
Theo hướng dẫn triển khai, người nộp thuế cần thực hiện xác thực sinh trắc học khi gửi tờ khai trong các trường hợp sau:
- Đăng ký mới sử dụng hóa đơn điện tử.
- Thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có liên quan đến người đại diện theo pháp luật, bao gồm:
- Họ và tên;
- Số CCCD;
- Ngày sinh.
Đối với các trường hợp thay đổi thông tin khác không liên quan đến thông tin người đại diện theo pháp luật, việc xác thực có thể được thực hiện thông qua mã OTP.
2. Người thực hiện xác thực là ai?
Người thực hiện xác thực sinh trắc học là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, tổ chức hoặc người đứng tên hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Người nộp thuế cần đảm bảo thông tin tài khoản eTax Mobile, thông tin giấy tờ cá nhân và thông tin trên hồ sơ đăng ký/thay đổi hóa đơn điện tử được đồng bộ, chính xác để hạn chế phát sinh lỗi trong quá trình xác thực.
3. Thực hiện xác thực sinh trắc học ở đâu?
Việc xác thực được thực hiện trên ứng dụng eTax Mobile của ngành Thuế.
Sau khi doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh gửi tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, người đại diện cần đăng nhập ứng dụng eTax Mobile để tra cứu hồ sơ và thực hiện xác thực theo hướng dẫn.
4. Quy trình xác thực sinh trắc học trên eTax Mobile
Người nộp thuế có thể thực hiện theo các bước cơ bản sau:
Bước 1: Cài đặt hoặc cập nhật ứng dụng eTax Mobile trên điện thoại.
Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử của người đại diện theo pháp luật, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh.
Bước 3: Vào mục tra cứu hồ sơ/tờ khai đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 4: Chọn hồ sơ cần xác thực.
Bước 5: Thực hiện xác thực sinh trắc học theo hướng dẫn trên ứng dụng.
Bước 6: Kiểm tra lại trạng thái hồ sơ sau khi xác thực.
Doanh nghiệp nên thực hiện xác thực ngay sau khi gửi tờ khai để tránh trường hợp hồ sơ bị quá hạn xử lý hoặc bị từ chối.
Chi tiết các bước thực hiện trên ứng dụng eTax Mobile, quý khách vui lòng tham khảo tại đây
5. Thời hạn cần lưu ý sau khi gửi tờ khai
Sau khi gửi tờ khai đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế cần hoàn tất bước xác thực trong thời gian quy định.
Theo thông tin được các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử cập nhật, nếu sau tối đa 24 giờ kể từ thời điểm gửi tờ khai mà người nộp thuế chưa hoàn tất xác thực, hồ sơ có thể không được tiếp nhận hợp lệ và cần thực hiện gửi lại.
Vì vậy, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nên chủ động kiểm tra trạng thái hồ sơ ngay sau khi gửi tờ khai.
6. Trường hợp người đại diện là người nước ngoài
Đối với trường hợp người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài và chưa thể thực hiện xác thực sinh trắc học trên eTax Mobile, người nộp thuế cần liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn hình thức xác thực phù hợp.
Trong một số trường hợp, việc xác thực có thể cần thực hiện trực tiếp tại cơ quan thuế theo hướng dẫn của cán bộ thuế.
7. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để xác thực thuận lợi?
Để quá trình xác thực diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước:
- Điện thoại đã cài đặt ứng dụng eTax Mobile.
- Tài khoản đăng nhập eTax Mobile của người đại diện theo pháp luật.
- CCCD gắn chip hoặc thông tin định danh cá nhân phù hợp.
- Kết nối internet ổn định.
- Thông tin đăng ký hóa đơn điện tử chính xác, thống nhất với hồ sơ thuế.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin người đại diện theo pháp luật trước khi gửi tờ khai thay đổi, đặc biệt là họ tên, số CCCD và ngày sinh.
8. Sasuco hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình đăng ký và thay đổi thông tin hóa đơn điện tử
Việc bổ sung xác thực sinh trắc học là một bước quan trọng trong quá trình quản lý đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc đơn vị mới chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, quá trình thực hiện có thể phát sinh vướng mắc.
Sasuco hỗ trợ khách hàng trong quá trình:
- Đăng ký mới sử dụng hóa đơn điện tử.
- Thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Kiểm tra hồ sơ trước khi gửi cơ quan thuế.
- Hướng dẫn thao tác xác thực trên eTax Mobile.
- Hỗ trợ xử lý các lỗi thường gặp trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.
Kết luận
Xác thực sinh trắc học khi đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử là bước doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để hồ sơ được tiếp nhận và xử lý đúng quy trình.
Doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra thông tin, chuẩn bị tài khoản eTax Mobile và thực hiện xác thực ngay sau khi gửi tờ khai để tránh ảnh hưởng đến quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.
SASUCO – Giải pháp hóa đơn điện tử đồng hành cùng doanh nghiệp
Hotline: 19008006
Nội dung chỉ mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu với quy định hiện hành hoặc liên hệ cơ quan thuế/kế toán phụ trách để được hướng dẫn phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
