Trong bối cảnh tất cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh đều phải dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (và các văn bản hướng dẫn), “biết xuất hóa đơn” thôi chưa đủ – kế toán cần nắm quy trình chuẩn, hiểu rõ bước nào có rủi ro sai sót để tránh phạt, truy thu.
Dưới đây là quy trình xuất hóa đơn điện tử theo góc nhìn thực tế của kế toán trong doanh nghiệp/hộ kinh doanh, áp dụng khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế.
1. Chuẩn bị điều kiện trước khi xuất hóa đơn điện tử
Trước khi có thể lập và phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo một số điều kiện “nền”:
1.1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử phải:
- Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đáp ứng chuẩn kết nối với Tổng cục Thuế.
- Thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (mẫu đăng ký theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) qua cổng thông tin của cơ quan thuế hoặc phần mềm dịch vụ.
- Chờ cơ quan thuế chấp nhận đăng ký trước khi chính thức sử dụng.
1.2. Chuẩn bị chữ ký số và hạ tầng
Doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần:
- Chữ ký số hợp lệ (USB token, HSM…) còn hiệu lực.
- Máy tính, đường truyền internet ổn định.
- Tài khoản đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử.
2. Quy trình xuất hóa đơn điện tử chuẩn – từng bước
Quy trình chi tiết có thể khác nhau tùy phần mềm, nhưng về bản chất sẽ gồm các bước chính sau:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra thông tin xuất hóa đơn
Kế toán (hoặc bộ phận bán hàng) cần thu thập đầy đủ thông tin:
- Thông tin người mua: tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, email/điện thoại nhận hóa đơn.
- Căn cứ lập hóa đơn: hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu, bảng kê, đơn hàng…
- Thông tin về hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất GTGT.
Lưu ý:
- Kiểm tra kỹ mã số thuế, tên đơn vị, địa chỉ vì nếu ghi sai sẽ phải xử lý điều chỉnh/thay thế.
- Thống nhất với bộ phận kinh doanh về thời điểm lập hóa đơn sao cho phù hợp với quy định (thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, hoàn thành dịch vụ…).
Bước 2: Lập hóa đơn trên phần mềm
Trên phần mềm hóa đơn điện tử (hoặc phần mềm kế toán có tích hợp), kế toán thực hiện:
- Chọn loại hóa đơn
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn dịch vụ… theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Chọn mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn
- Phần mềm thường tự động cấp số tăng dần; kế toán cần kiểm tra lại dải số đang sử dụng.
- Nhập thông tin người mua
- Tên đơn vị/cá nhân, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), hình thức thanh toán, số tài khoản…
- Nhập chi tiết hàng hóa/dịch vụ
- Tên hàng hóa/dịch vụ, mã hàng (nếu có), đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thuế suất GTGT (0%, 5%, 8%, 10% hoặc không chịu thuế tùy trường hợp).
- Kiểm tra tổng hợp
- Thành tiền chưa thuế, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
- Số tiền bằng chữ.
Trước khi chuyển bước tiếp theo, nên xem trước hóa đơn (preview) để chắc chắn không sai về chính tả, số tiền, thuế suất.
Bước 3: Ký số và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế
Tùy doanh nghiệp sử dụng:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế,
mà cách thức xử lý sẽ hơi khác nhau, nhưng nguyên tắc chung:
- Ký số hóa đơn
- Cắm USB token hoặc sử dụng chữ ký số HSM.
- Thực hiện thao tác ký trên phần mềm, hệ thống sẽ gắn chữ ký số vào dữ liệu hóa đơn.
- Gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế
- Đối với hóa đơn có mã: phần mềm sẽ gửi dữ liệu lên cơ quan thuế, chờ cấp mã của cơ quan thuế. Khi cơ quan thuế trả về mã, hóa đơn mới được coi là hợp lệ.
- Đối với hóa đơn không có mã: doanh nghiệp tự ký số, tự gửi hóa đơn cho người mua, đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo kỳ hoặc thời gian quy định trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Theo dõi trạng thái hóa đơn
- Hóa đơn được chấp nhận / từ chối (nếu dữ liệu sai).
- Nếu bị từ chối, cần xem lại lý do và lập lại hóa đơn đúng quy định.
Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng
Sau khi hóa đơn đã:
- Được ký số,
- Được cơ quan thuế cấp mã (đối với hóa đơn có mã),
kế toán tiến hành gửi cho khách hàng:
- Gửi link tra cứu hóa đơn qua email/SMS.
- Đính kèm file PDF và/hoặc hướng dẫn khách hàng tải file XML để lưu trữ.
Doanh nghiệp cần công khai cách tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử cho người mua theo yêu cầu tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 5: Lưu trữ, đối chiếu và xử lý sai sót (nếu có)
- Lưu trữ hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ, bảo quản an toàn trong thời hạn theo pháp luật về kế toán và thuế (thường là nhiều năm).
- Nên tổ chức hệ thống backup dữ liệu (trên cloud, máy chủ nội bộ, backup định kỳ).
- Đối chiếu số liệu
- Đối chiếu doanh thu trên hóa đơn điện tử với sổ sách, báo cáo bán hàng, tờ khai thuế GTGT.
- Hạn chế chênh lệch giữa sổ kế toán – tờ khai – dữ liệu hóa đơn.
- Xử lý sai sót hóa đơn
- Nếu hóa đơn sai tên, địa chỉ, MST, số tiền, thuế suất… thì phải xử lý theo các phương thức điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn theo đúng quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP (hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế tùy trường hợp).
3. Những lưu ý quan trọng kế toán dễ sai khi xuất hóa đơn điện tử
3.1. Thời điểm lập hóa đơn
Thời điểm lập hóa đơn là vấn đề cơ quan thuế hay kiểm tra. Nếu lập không đúng thời điểm theo quy định (ví dụ lập chậm sau khi đã giao hàng, hoàn thành dịch vụ…), doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.
Kế toán cần:
- Nắm rõ quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với từng loại hoạt động (bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xây dựng, bất động sản…).
- Thống nhất quy trình nội bộ với bộ phận bán hàng/kế hoạch để không bị trễ.
3.2. Thông tin người mua, mã số thuế
Sai thông tin người mua (tên đơn vị, MST) là lỗi rất thường gặp:
- Trước khi phát hành, nên double-check với khách về: tên đúng theo đăng ký kinh doanh, MST chính xác.
- Nếu khách không có MST (cá nhân), phải thể hiện đúng tính chất người mua để tránh sai khi kê khai.
3.3. Thuế suất và dòng diễn giải
- Cần rà soát thuế suất áp dụng đã đúng chưa (0%, 5%, 8%, 10% hay không chịu thuế).
- Diễn giải nên rõ ràng nội dung hàng hóa/dịch vụ, tránh quá chung chung, giúp dễ đối chiếu khi thanh tra, kiểm tra.
3.4. Phân quyền người lập – người duyệt
Để hạn chế rủi ro:
- Nên phân tách người lập hóa đơn và người duyệt/ký (nếu quy mô cho phép).
- Theo dõi lịch sử thao tác trên phần mềm (log) để kiểm soát thay đổi, xóa, lập lại hóa đơn.
4. Tối ưu quy trình xuất hóa đơn điện tử với phần mềm
Ở góc độ thực tế, khi số lượng hóa đơn nhiều, việc:
- Nhập tay thông tin lặp lại,
- Xuất hóa đơn rời rạc trên nhiều file,
- Tự theo dõi trạng thái gửi cơ quan thuế…
rất dễ dẫn đến sai sót hoặc thất lạc dữ liệu.
Các phần mềm hóa đơn điện tử như Sasuco có thể giúp:
- Tự động hóa một phần quy trình: lấy dữ liệu từ đơn hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho sang hóa đơn.
- Kiểm tra logic số liệu trước khi phát hành (tổng tiền, thuế, định dạng…).
- Theo dõi trạng thái hóa đơn (đã cấp mã, đã gửi khách, đã đối chiếu…).
- Hỗ trợ lưu trữ, tra cứu tập trung, phục vụ kê khai và đối chiếu khi quyết toán, thanh tra.
5. Kết luận & lưu ý khi áp dụng
Quy trình xuất hóa đơn điện tử chuẩn có thể tóm tắt thành 5 bước:
- Chuẩn bị điều kiện (đăng ký HĐĐT, chữ ký số, phần mềm).
- Tiếp nhận & kiểm tra thông tin xuất hóa đơn.
- Lập hóa đơn trên phần mềm, ký số, gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
- Gửi hóa đơn cho khách hàng, hướng dẫn tra cứu.
- Lưu trữ, đối chiếu số liệu và xử lý sai sót (nếu có).
Khi triển khai trong thực tế, bạn nên:
- Đọc hoặc tham khảo nhanh Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan đến hóa đơn điện tử.
- Tra cứu thêm tài liệu hướng dẫn từ nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang dùng.
📌 Lưu ý quan trọng:
Nội dung bài viết chỉ mang tính tham khảo, không thay thế cho việc nghiên cứu văn bản pháp luật gốc hoặc ý kiến tư vấn chính thức. Doanh nghiệp nên đối chiếu với quy định hiện hành hoặc trao đổi với kế toán/thuế/cơ quan thuế trước khi áp dụng vào trường hợp cụ thể.
Xem thêm
👉 Phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn máy tính tiền
👉 Hóa đơn đầu vào – đầu ra là gì? Kế toán cần lưu ý gì?
👉 Những lỗi kê khai thuế thường gặp và cách khắc phục
👉 Mức phạt vi phạm về hóa đơn và thuế mới nhất
