Khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), việc một khoản chi bị loại khỏi chi phí được trừ đồng nghĩa với việc tăng thu nhập chịu thuế, tăng số thuế phải nộp và tiềm ẩn nguy cơ truy thu, phạt, tiền chậm nộp.
Theo quy định mới (Luật Thuế TNDN 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP), nguyên tắc về chi phí được trừ/không được trừ được quy định khá chi tiết. Tuy nhiên, trong thực tế, kế toán thường “vấp” ở một vài nhóm khoản chi lặp đi lặp lại.
Bài viết này không liệt kê toàn bộ, mà tập trung vào những nhóm khoản chi dễ bị loại và gợi ý cách kế toán cần cảnh giác để hạn chế rủi ro.
1. Nhóm “kinh điển”: Chi không đáp ứng đủ 3 điều kiện chi phí được trừ
Theo quy định hiện hành, để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, về cơ bản phải thỏa mãn 3 điều kiện:
- Phát sinh thực tế, liên quan đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp.
- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 05 triệu đồng trở lên (theo quy định mới).
Các lỗi thường gặp
- Chi thực tế cho hoạt động doanh nghiệp, nhưng:
- Không lấy hóa đơn, hoặc hóa đơn không hợp lệ.
- Chi bằng tiền mặt với hóa đơn giá trị lớn mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo ngưỡng quy định.
- Khoản chi phát sinh nhưng mục đích không rõ ràng, khó chứng minh liên quan đến hoạt động SXKD (ví dụ: chi cá nhân lẫn với chi công ty).
Cách hạn chế
- Rà lại 3 điều kiện cho các khoản chi giá trị lớn hoặc chi thường xuyên.
- Xây dựng quy trình nội bộ:
- Chi trên ngưỡng X (ví dụ 5 triệu) → bắt buộc dùng chuyển khoản hoặc phương thức thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
- Hạn chế tối đa các khoản chi “miệng” không hóa đơn.
2. Khoản tiền phạt, chi vi phạm hành chính – rất dễ bị loại
Theo Luật Thuế TNDN 2025, khoản tiền phạt do vi phạm hành chính là một trong các khoản không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Những khoản thường gặp
- Phạt chậm nộp thuế, chậm nộp bảo hiểm.
- Phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông, môi trường, lao động…
- Tiền phạt do vi phạm hợp đồng nhưng pháp luật quy định là không được trừ (tùy từng trường hợp cụ thể).
Cách hạn chế
- Khi phát sinh tiền phạt, ghi nhận riêng, không “gộp” vào chi phí chung.
- Rà soát lại các khoản “chi do lỗi vi phạm” – đa phần sẽ bị loại khi quyết toán.
- Từ góc độ quản trị, cần hạn chế các hành vi vi phạm để giảm loại chi phí ngay từ gốc.
3. Chi phúc lợi, lương, thưởng… sai quy định
Pháp luật cho phép một số khoản phúc lợi trực tiếp cho người lao động được tính vào chi phí được trừ nhưng thường có giới hạn mức (ví dụ: tổng chi phúc lợi không vượt quá một tỷ lệ nhất định so với quỹ lương thực hiện).
Ngoài ra, một số khoản tiền lương, tiền công cũng thuộc nhóm không được trừ, tiêu biểu như:
- Lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH MTV do cá nhân làm chủ.
- Thù lao của sáng lập viên không trực tiếp điều hành.
- Khoản tiền lương, thưởng không chi trả thực tế, hoặc không có chứng từ, bảng lương, hợp đồng đầy đủ.
Cách hạn chế
- Theo dõi riêng khoản chi phúc lợi, đối chiếu mức trần/nội dung phúc lợi được trừ theo quy định từng thời kỳ.
- Đảm bảo hồ sơ tiền lương, tiền thưởng đầy đủ: HĐLĐ, bảng lương, chứng từ thanh toán, quy chế lương thưởng.
- Phân biệt rõ: lương chủ doanh nghiệp vs lương người lao động để không “lỡ” hạch toán sai.
4. Khấu hao TSCĐ, dự phòng, chi phí trích trước – dễ sai và dễ bị loại
Các khoản khấu hao tài sản cố định, trích lập dự phòng, chi phí trích trước là nhóm có rất nhiều điều kiện, giới hạn. Nếu không tuân thủ đúng quy định về: thời gian khấu hao, đối tượng tài sản, hồ sơ dự phòng…, khoản chi rất dễ bị loại.
Ví dụ thường gặp
- Khấu hao ô tô chở người dưới 9 chỗ có giá trị vượt mức quy định (phần vượt hạn mức không được trừ).
- Khấu hao tàu bay, du thuyền… không được sử dụng cho mục đích kinh doanh phù hợp (vận tải khách, du lịch, khách sạn…) vẫn đưa vào chi phí.
- Trích lập dự phòng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng bảo hành… không đúng hướng dẫn về điều kiện và hồ sơ → phần trích không đúng/vượt mức sẽ bị loại.
- Chi phí trích trước không đúng kỳ, không có chứng từ, hoặc trích vượt so với chi phí thực tế phát sinh.
Cách hạn chế
- Rà soát lại quy chế khấu hao, đối chiếu với khung pháp luật hiện hành.
- Đối với các khoản dự phòng, chi phí trích trước:
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ (hợp đồng, biên bản, quyết định, bảng tính…).
- Đảm bảo có căn cứ rõ ràng và trích đúng nguyên tắc, đúng kỳ.
5. Các khoản chi “nhạy cảm”: tiếp khách, tài trợ, quảng cáo…
Một số khoản chi sau nếu không rõ ràng về mục đích, đối tượng, hoặc không đúng quy định rất dễ bị loại khi quyết toán:
- Chi tiếp khách, hội nghị, quảng cáo, marketing… nếu:
- Không có kế hoạch, hợp đồng, nội dung rõ ràng,
- Hóa đơn, chứng từ không phù hợp với tính chất dịch vụ.
- Khoản tài trợ không thuộc nhóm được phép tính vào chi phí được trừ (tài trợ không cho các chương trình, đối tượng được luật cho phép).
- Chi mua hàng, thuê dịch vụ nhưng không có hóa đơn hợp lệ, hoặc chỉ có hóa đơn “gộp” chung chung, không mô tả đúng bản chất.
Cách hạn chế
- Với chi tiếp khách/marketing, cần có:
- Kế hoạch/đề xuất chi,
- Hợp đồng/PO,
- Nội dung hóa đơn khớp với dịch vụ thực tế.
- Với tài trợ, kiểm tra kỹ xem có thuộc nhóm được trừ theo quy định không, nếu không thì ghi nhận riêng để tránh nhầm là chi phí được trừ.
6. Checklist nhanh để hạn chế khoản chi bị loại
Để giảm rủi ro, kế toán có thể tự xây cho mình một checklist thực tế:
6.1. Trước khi hạch toán chi phí
- Khoản chi có liên quan rõ ràng đến SXKD không?
- Đã có hóa đơn/chứng từ hợp lệ chưa?
- Giá trị từ 5 triệu trở lên đã có thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định chưa?
6.2. Đối với các nhóm chi “dễ bị soi”
- Phạt, vi phạm → gần như chắc chắn không được trừ.
- Lương, thưởng → đủ hồ sơ? có thuộc nhóm “không được trừ” (lương chủ DN…) không?
- Khấu hao, dự phòng, chi phí trích trước → trích đúng quy định, có hồ sơ đầy đủ?
- Chi phúc lợi, tài trợ, tiếp khách → có vượt mức / sai đối tượng / thiếu căn cứ không?
6.3. Kết hợp công cụ quản lý
Ngoài việc nắm luật, kế toán có thể tận dụng các phần mềm hỗ trợ:
- Hệ thống hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán có tính năng phân loại chi phí,
- Tự động nhắc các khoản chi cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt,
- Hỗ trợ báo cáo, đối chiếu chi phí trước khi lập tờ khai quyết toán.
Các giải pháp như Sasuco có thể giúp chuẩn hóa phần hóa đơn, chứng từ đầu vào – đầu ra, hỗ trợ kế toán giảm rủi ro từ khâu chứng từ – vốn là nền tảng để tránh bị loại chi phí khi tính thuế.
7. Kết luận
Các khoản chi dễ bị loại khi tính chi phí được trừ thường rơi vào những nhóm:
- Không đáp ứng đủ 3 điều kiện chi phí được trừ,
- Khoản phạt, chi vi phạm hành chính,
- Lương, thưởng, phúc lợi, tài trợ… sai đối tượng, sai mức, thiếu hồ sơ,
- Khấu hao, dự phòng, chi phí trích trước không đúng hoặc vượt quy định,
- Các khoản chi “nhạy cảm” như tiếp khách, quảng cáo, tài trợ nhưng thiếu căn cứ, thiếu chứng từ.
Hiểu rõ bản chất từng nhóm chi và thiết lập quy trình kiểm soát ngay từ khâu chứng từ – hạch toán sẽ giúp doanh nghiệp giảm đáng kể rủi ro khi thanh tra, kiểm tra và quyết toán thuế.
📌 Lưu ý quan trọng:
Nội dung bài viết chỉ mang tính tham khảo, không thay thế cho việc nghiên cứu văn bản pháp luật gốc hoặc ý kiến tư vấn chính thức. Doanh nghiệp nên đối chiếu với quy định hiện hành hoặc trao đổi với kế toán/thuế/cơ quan thuế trước khi áp dụng vào trường hợp cụ thể.
Xem thêm
👉 Doanh thu tính thuế là gì? Cách xác định đúng để tránh bị truy thu
👉 Những lỗi kê khai thuế thường gặp và cách khắc phục
👉 Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra?
👉 Mức phạt vi phạm về hóa đơn và thuế mới nhất
