Khi tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN), giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc là một trong những yếu tố quan trọng nhất để tối ưu số thuế phải nộp nhưng vẫn đúng luật. Tuy nhiên, nhiều kế toán và cá nhân nộp thuế vẫn lúng túng: Ai được coi là người phụ thuộc? Điều kiện về thu nhập thế nào? Đăng ký ra sao để không bị loại khi cơ quan thuế kiểm tra?
Bài viết này tổng hợp lại các quy định hiện hành và cách xác định người phụ thuộc một cách hệ thống, dễ áp dụng.
1. Giảm trừ gia cảnh & ý nghĩa của người phụ thuộc
Giảm trừ gia cảnh gồm 2 phần:
- Giảm trừ cho bản thân người nộp thuế
- Giảm trừ cho người phụ thuộc mà người nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng
Từ kỳ tính thuế 2025, mức giảm trừ gia cảnh là:
- 11 triệu đồng/tháng cho bản thân người nộp thuế
- 4,4 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc
Từ kỳ tính thuế 2026 trở đi, theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15:
- 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân người nộp thuế
- 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc
Việc xác định đúng và đủ người phụ thuộc giúp:
- Giảm thuế TNCN phải nộp, đặc biệt với người có nhiều người đang nuôi dưỡng
- Hạn chế rủi ro bị truy thu, ấn định thuế nếu cơ quan thuế loại người phụ thuộc do không đủ điều kiện
2. Người phụ thuộc là ai? Các nhóm đối tượng được tính giảm trừ
Theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn, người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh gồm các nhóm chính sau:
2.1. Con của người nộp thuế
Bao gồm:
- Con đẻ
- Con nuôi hợp pháp
- Con ngoài giá thú
- Con riêng của vợ hoặc chồng
Được tính là người phụ thuộc nếu thuộc một trong các trường hợp:
- Con dưới 18 tuổi (tính đủ theo tháng)
- Con từ 18 tuổi trở lên nhưng:
- Bị khuyết tật, không có khả năng lao động; hoặc
- Đang học (phổ thông, trung cấp, cao đẳng, đại học, học nghề…) và không có thu nhập, hoặc thu nhập bình quân tháng không vượt quá 1.000.000 đồng từ mọi nguồn
2.2. Vợ hoặc chồng của người nộp thuế
- Vợ hoặc chồng không có khả năng lao động; hoặc
- Có thu nhập bình quân tháng trong năm không vượt quá 1.000.000 đồng từ tất cả nguồn thu nhập
2.3. Cha mẹ hai bên và cha mẹ nuôi
Gồm:
- Cha mẹ đẻ
- Cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng
- Cha dượng, mẹ kế
- Cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp
Được tính là người phụ thuộc nếu:
- Trong độ tuổi lao động: phải vừa bị khuyết tật/không có khả năng lao động và có thu nhập bình quân tháng ≤ 1.000.000 đồng
- Ngoài độ tuổi lao động: không có thu nhập hoặc thu nhập bình quân tháng ≤ 1.000.000 đồng
2.4. Người thân khác không nơi nương tựa
Là các cá nhân không nơi nương tựa mà người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng, gồm:
- Anh ruột, chị ruột, em ruột
- Ông bà nội, ông bà ngoại
- Cô, dì, chú, cậu, bác ruột
- Cháu ruột (con của anh/chị/em ruột)
- Người khác phải trực tiếp nuôi dưỡng theo quy định pháp luật
Nhóm này cũng phải đáp ứng điều kiện thu nhập (không có hoặc ≤ 1 triệu/tháng) tương tự như cha mẹ, vợ/chồng.
3. Điều kiện về thu nhập & nguyên tắc tính người phụ thuộc
Để một người được tính là người phụ thuộc, ngoài việc thuộc một trong các nhóm đối tượng trên, cần đáp ứng thêm các nguyên tắc quan trọng:
3.1. Điều kiện về thu nhập
Ngoại trừ con dưới 18 tuổi, hầu hết người phụ thuộc phải đáp ứng điều kiện:
- Không có thu nhập, hoặc
- Có thu nhập bình quân tháng trong năm không vượt quá 1.000.000 đồng từ tất cả nguồn thu nhập
Thu nhập này bao gồm: lương, công, lương hưu, kinh doanh, cho thuê tài sản… (trừ một số khoản không tính thuế theo luật).
3.2. Nguyên tắc “mỗi người phụ thuộc – chỉ một người tính giảm trừ”
- Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho 01 người nộp thuế trong cùng kỳ tính thuế
- Nếu nhiều người cùng có nghĩa vụ nuôi dưỡng (ví dụ: anh chị em cùng nuôi cha mẹ) thì các bên tự thỏa thuận để chỉ một người đứng tên đăng ký giảm trừ cho đối tượng đó
3.3. Không giới hạn số lượng người phụ thuộc
Hiện nay, pháp luật không giới hạn số lượng tối đa người phụ thuộc mà một cá nhân được đăng ký, miễn là người đó đáp ứng đầy đủ:
- Đúng đối tượng
- Đúng điều kiện thu nhập
- Có hồ sơ chứng minh hợp lệ
4. Thời điểm được tính giảm trừ cho người phụ thuộc
Nhiều kế toán và cá nhân nộp thuế hay băn khoăn: Nếu đăng ký muộn thì có được tính bù từ đầu năm không?
Theo nguyên tắc:
- Khi đăng ký người phụ thuộc, người nộp thuế được tạm tính giảm trừ từ tháng đăng ký
- Nếu trong năm chưa kịp tính giảm trừ hàng tháng, khi quyết toán thuế vẫn được tính giảm trừ từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, miễn là đã đăng ký người phụ thuộc và có hồ sơ chứng minh hợp lệ
Đối với một số trường hợp “người thân khác không nơi nương tựa”, thời hạn đăng ký thường chậm nhất là 31/12 năm tính thuế, quá hạn có thể không được tính cho năm đó.
5. Hồ sơ & cách đăng ký người phụ thuộc
Tùy trường hợp, nhưng về cơ bản hồ sơ thường gồm:
1. Tờ khai đăng ký người phụ thuộc
- Mẫu đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (theo mẫu do cơ quan thuế ban hành – hiện hành là các mẫu thay thế cho 20-ĐK-TCT/07-ĐK-NPT-TNCN tùy giai đoạn)
2. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc, ví dụ:
- Giấy khai sinh (đối với con)
- Sổ hộ khẩu, CCCD, giấy đăng ký kết hôn, quyết định nhận con nuôi…
- Giấy tờ chứng minh đang học tập (thẻ sinh viên, giấy xác nhận của trường…)
- Giấy tờ liên quan đến tình trạng khuyết tật, mất khả năng lao động (nếu có)
3. Cách nộp hồ sơ
- Nếu người nộp thuế nhận lương qua doanh nghiệp/tổ chức chi trả thu nhập: thường ủy quyền cho doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế
- Nếu tự kê khai trực tiếp với cơ quan thuế: nộp hồ sơ tại chi cục thuế quản lý hoặc qua Cổng dịch vụ công, cổng thuế điện tử
6. Một số lỗi thường gặp khi xác định người phụ thuộc
Một số sai sót phổ biến khiến việc giảm trừ người phụ thuộc bị cơ quan thuế loại khi thanh tra/kiểm tra:
- Đăng ký người phụ thuộc nhưng không đủ điều kiện thu nhập
- Ví dụ: cha mẹ vẫn hưởng lương hưu > 1 triệu/tháng, nhưng vẫn đăng ký là người phụ thuộc
- Không có hoặc thiếu hồ sơ chứng minh
- Thiếu giấy tờ chứng minh mối quan hệ, thiếu xác nhận học tập, thiếu hồ sơ khuyết tật…
- Trùng người phụ thuộc giữa nhiều người nộp thuế
- Cùng một người được hai con đăng ký giảm trừ trong cùng năm
- Không cập nhật khi thay đổi
- Người phụ thuộc đã đi làm, có thu nhập ổn định nhưng vẫn tiếp tục được tính giảm trừ gia cảnh
- Đăng ký trễ, bỏ lỡ thời hạn
- Đặc biệt với nhóm “người thân khác không nơi nương tựa”, nếu đăng ký sau ngày 31/12 năm tính thuế có thể không được chấp nhận cho năm đó
7. Sasuco có thể hỗ trợ gì cho kế toán & doanh nghiệp?
Trong thực tế, việc quản lý người phụ thuộc chỉ là một phần trong bức tranh tổng thể về thuế và tài chính của doanh nghiệp/cá nhân. Sai sót thường không chỉ đến từ việc xác định người phụ thuộc, mà còn do:
- Dữ liệu hóa đơn, chứng từ không đồng bộ
- Khó kiểm soát dòng doanh thu – chi phí
- Thao tác thủ công, dễ bỏ sót khi tổng hợp số liệu để tính thuế
Sasuco là giải pháp hóa đơn tự động giúp:
- Chuẩn hóa và tự động hóa quy trình lập, phát hành, lưu trữ hóa đơn điện tử
- Giảm thời gian xử lý sổ sách, để kế toán có thêm “dư địa” tập trung vào các nghiệp vụ quan trọng như kê khai thuế TNCN, rà soát người phụ thuộc, đối chiếu số liệu
- Hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công, đặc biệt với doanh nghiệp/hộ kinh doanh có nhiều giao dịch nhỏ lẻ
Lưu ý quan trọng:
Nội dung bài viết chỉ mang tính tham khảo chung. Khi áp dụng thực tế, doanh nghiệp và cá nhân nên đối chiếu với quy định hiện hành hoặc trao đổi với kế toán/đơn vị tư vấn thuế để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật.
Xem thêm
👉 Những lỗi kê khai thuế thường gặp và cách khắc phục
👉 Các khoản chi dễ bị loại khi tính chi phí được trừ: Kế toán cần cảnh giác
👉 Những lỗi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử và cách hạn chế
👉 Tối ưu quy trình kê khai thuế GTGT theo tháng/quý với sự hỗ trợ của phần mềm
