Bán hàng qua livestream, sàn TMĐT hay website giúp doanh nghiệp/hộ kinh doanh tăng doanh thu nhanh, nhưng cũng kéo theo yêu cầu tuân thủ về hóa đơn và kê khai thuế. Đặc biệt, chủ sở hữu sàn TMĐT có trách nhiệm cung cấp thông tin người bán và doanh thu bán hàng qua chức năng đặt hàng cho cơ quan thuế theo quy định.
Bài viết này hướng dẫn bạn chuẩn bị theo 2 phần: (1) hóa đơn và (2) kê khai thuế, theo hướng dễ áp dụng cho người bán online.
1) Trước tiên: bạn thuộc “nhóm người bán” nào?
Việc chuẩn bị hóa đơn và kê khai sẽ khác nhau tùy bạn là:
A. Doanh nghiệp (công ty) bán hàng online
- Xuất hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng/cung cấp dịch vụ theo quy định chung về hóa đơn.
B. Hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh bán online/livestream/sàn
- Thuộc đối tượng áp dụng của quy định quản lý thuế đối với hộ/cá nhân kinh doanh.
- Từ 01/01/2026, hộ/cá nhân kinh doanh không áp dụng phương pháp khoán thuế.
Điểm mấu chốt: Dù bán ở đâu (Facebook, TikTok, Shopee…), nghĩa vụ hóa đơn/thuế phụ thuộc vào tư cách người bán, không phụ thuộc “kênh bán”.
2) Hóa đơn: cần chuẩn bị gì để bán online đúng quy định?
2.1. Nguyên tắc chung: bán hàng/cung cấp dịch vụ là phải lập hóa đơn
Khi bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua và ghi đủ nội dung theo quy định.
2.2. Thời điểm lập hóa đơn (rất hay bị “soi”)
- Bán hàng hóa: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng cho người mua.
- Cung cấp dịch vụ: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ; nếu thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ một số khoản đặt cọc/tạm ứng theo quy định).
- Giao hàng nhiều lần/bàn giao từng phần: mỗi lần giao/bàn giao đều phải lập hóa đơn cho phần giá trị tương ứng.
2.3. Trường hợp có “đối soát” dữ liệu (thường gặp ở dịch vụ nền tảng/định kỳ)
Nếu bạn có giao dịch thuộc nhóm dịch vụ phát sinh thường xuyên cần đối soát, trong đó có nêu rõ dịch vụ thương mại điện tử, thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành đối soát, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau (hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước).
Lưu ý thực hành: quy định “đối soát” này hay dùng trong các quan hệ dịch vụ theo kỳ (ví dụ phí dịch vụ nền tảng, quảng cáo, logistics…), còn bán lẻ hàng hóa thường bám theo nguyên tắc “thời điểm chuyển giao”.
2.4. Nếu bán lẻ số lượng lớn: cân nhắc hóa đơn từ máy tính tiền
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế) là một hình thức được quy định, có đặc điểm không bắt buộc chữ ký số và chi phí mua hàng có hóa đơn loại này vẫn được coi là có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
3) Bán trên sàn TMĐT/livestream: “xuất hóa đơn” theo luồng nào?
Bạn có thể áp dụng quy trình 5 bước sau để giảm sai sót:
Bước 1: Chuẩn hóa thông tin người mua ngay trên đơn hàng
- B2B: tên đơn vị, MST, địa chỉ, email nhận hóa đơn
- B2C: email/số điện thoại nhận hóa đơn (nếu có yêu cầu)
Bước 2: Chốt “thời điểm lập hóa đơn” theo giao dịch thực tế
- Đơn giao hàng: bám mốc chuyển giao hàng
- Dịch vụ/thu phí: bám mốc hoàn thành dịch vụ/thu tiền
Bước 3: Lập & phát hành hóa đơn điện tử trên hệ thống của bạn
- Trên phần mềm hóa đơn điện tử, lập hóa đơn theo đúng nghiệp vụ.
Bước 4: Gửi hóa đơn cho khách
- Email/link tra cứu (nếu có).
- Nhớ công khai cách tra cứu/nhận file gốc hóa đơn điện tử cho người mua.
Bước 5: Lưu đối chiếu “3 dòng dữ liệu”
- Đơn hàng trên sàn/livestream (order)
- Hóa đơn điện tử đã phát hành (invoice)
- Dòng tiền thực nhận (payout)
Đây là bộ 3 thường được dùng để đối chiếu khi có thanh tra/kiểm tra.
4) Kê khai thuế: bán online phải kê khai ra sao?
4.1. Với hộ/cá nhân kinh doanh: mốc doanh thu 500 triệu/năm từ 2026
Theo các thông tin chính sách và hướng dẫn liên quan đến thay đổi từ 2026, ngưỡng doanh thu để xác định nghĩa vụ thuế GTGT và TNCN của hộ/cá nhân kinh doanh được nhắc tới ở mức 500 triệu đồng/năm.
Ngoài ra, từ 01/01/2026 hộ/cá nhân kinh doanh không áp dụng phương pháp khoán thuế nữa, chuyển sang nộp thuế theo pháp luật về quản lý thuế.
4.2. Với doanh nghiệp: kê khai thuế gắn chặt với hóa đơn & đối chiếu
Với doanh nghiệp bán hàng online, rủi ro thường nằm ở:
- Doanh thu hóa đơn ≠ doanh thu nhận tiền (do hoàn/huỷ/đối soát)
- Phí sàn/phí vận chuyển/khuyến mại hạch toán thiếu chứng từ
- Sai thời điểm lập hóa đơn
Vì vậy, doanh nghiệp nên tổ chức dữ liệu theo “kỳ kê khai” và đối chiếu định kỳ theo 3 dòng dữ liệu ở mục 3.
5) 6 thứ bạn nên chuẩn bị “từ sớm” để bán online an toàn về thuế
- Định danh đúng tư cách người bán (doanh nghiệp hay hộ/cá nhân kinh doanh).
- Quy trình lập hóa đơn chuẩn theo thời điểm (giao hàng/hoàn thành dịch vụ/thu tiền).
- Quy tắc đối soát (nếu có dịch vụ theo kỳ, phí nền tảng…) để lập hóa đơn đúng hạn.
- Lưu trữ đầy đủ chứng từ: hợp đồng, biên bản, phiếu giao hàng, chứng từ thanh toán.
- Đối chiếu dữ liệu từ sàn (vì sàn có trách nhiệm cung cấp thông tin người bán & doanh thu cho cơ quan thuế).
- Dùng công cụ/phần mềm để giảm thao tác thủ công và tránh sót hóa đơn.
6) Sasuco hỗ trợ gì cho người bán online?
Sasuco là giải pháp hóa đơn tự động hỗ trợ bạn:
- Lập – phát hành – lưu trữ hóa đơn điện tử tập trung
- Tra cứu hóa đơn nhanh khi cần đối chiếu
- Xuất dữ liệu theo kỳ để phục vụ kê khai/đối soát
Lưu ý quan trọng
Nội dung trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, được tổng hợp từ các nguồn pháp lý và tài liệu chuyên môn tại thời điểm biên soạn. Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần đối chiếu với các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành hoặc trao đổi với kế toán/đơn vị tư vấn thuế/cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi áp dụng vào trường hợp cụ thể.
SASUCO – Giải pháp hóa đơn tự động cho doanh nghiệp & hộ kinh doanh
Sasuco hỗ trợ phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử, đồng bộ dữ liệu phục vụ kê khai thuế minh bạch, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian cho kế toán trong bối cảnh chính sách thuế – kế toán liên tục thay đổi.
Xem thêm
- Quy trình xuất hóa đơn điện tử chuẩn: Kế toán cần lưu ý những bước nào?
- Những lỗi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử và cách hạn chế
- Tối ưu quy trình kê khai thuế GTGT theo tháng/quý với sự hỗ trợ của phần mềm
- Những sai sót thường bị cơ quan thuế “soi” khi thanh tra tại doanh nghiệp
- Toàn cảnh chính sách thuế 2026: Những thay đổi ảnh hưởng tới DN nhỏ & hộ kinh doanh
